In mehrsprachigen Unternehmen entscheidet die Terminologie wesentlich darüber, ob Texte verständlich, rechtssicher und wiedererkennbar bleiben. Gemeint sind nicht nur einzelne Fachbegriffe, sondern auch festgelegte Benennungen für Produkte, Funktionen, Prozesse, Rollen, Dokumente und technische Eigenschaften. Eine gepflegte Terminologie legt außerdem fest, welche Schreibweise, Grammatik, Abkürzung und Übersetzung verwendet werden soll.
Ohne gemeinsame Regeln kann derselbe Sachverhalt in verschiedenen Dokumenten unterschiedlich erscheinen. Eine Softwarefunktion heißt dann beispielsweise in einer Anleitung „Benutzerkonto“, in einer Fehlermeldung „Nutzerkonto“ und in einem Vertrag „Kundenkonto“. Leserinnen und Leser müssen prüfen, ob tatsächlich dasselbe gemeint ist. Bei technischen, medizinischen, finanziellen oder rechtlichen Inhalten kann diese Unsicherheit mehr als ein stilistisches Problem sein.
Terminologiemanagement schafft deshalb eine gemeinsame Grundlage für Fachabteilungen, Redaktion, Übersetzung und Qualitätssicherung. Es ersetzt keine fachliche Prüfung und keine gute Übersetzung. Es sorgt aber dafür, dass alle Beteiligten auf dieselben Begriffe und Bedeutungen zurückgreifen.
Ein einzelner Begriff sollte nicht isoliert in einer Tabelle stehen. Ohne Kontext bleibt oft unklar, ob eine Benennung bevorzugt, zulässig oder zu vermeiden ist. Ein belastbarer Terminologieeintrag beschreibt daher mindestens die Bedeutung und den Verwendungsbereich.
Je nach Aufgabe können folgende Felder sinnvoll sein:
Eine Definition darf nicht einfach die Benennung wiederholen. Für „Rücksendefrist“ wäre beispielsweise eine Erklärung hilfreich, die angibt, in welchem Zeitraum eine Ware nach dem Kauf zurückgegeben werden kann und auf welchen Prozess sich der Begriff bezieht. Die konkrete Formulierung muss zum jeweiligen Fachgebiet und zu den geltenden internen Regeln passen.
In Übersetzungsprojekten werden drei Instrumente häufig miteinander verbunden, obwohl sie unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
| Instrument | Wofür es dient | Beispiel |
|---|---|---|
| Terminologiedatenbank | Sie legt einzelne Fachbegriffe, Bedeutungen und freigegebene Übersetzungen fest. | „Wartungsintervall“ wird in einer Zielsprache mit einer bestimmten Benennung übersetzt. |
| Übersetzungsspeicher | Er speichert bereits übersetzte Segmente und kann ähnliche Textstellen wiedererkennen. | Ein bereits übersetzter Sicherheitshinweis wird bei einer neuen Anleitung vorgeschlagen. |
| Stilrichtlinie | Sie beschreibt Schreibstil, Ton, Satzlänge, Anrede, Zeichensetzung und redaktionelle Konventionen. | Überschriften werden als Handlungsanweisungen formuliert und die Anrede bleibt sachlich. |
Ein Übersetzungsspeicher kann eine frühere, aber inzwischen überholte Formulierung enthalten. Eine Stilrichtlinie kann empfehlen, kurze Sätze zu schreiben, beantwortet jedoch nicht automatisch die Frage, wie ein fachlich präziser Begriff lautet. Die Terminologie muss deshalb separat gepflegt und mit den anderen Ressourcen abgestimmt werden.
Vor dem Aufbau einer Terminologiedatenbank lohnt sich eine Bestandsaufnahme. Dabei geht es nicht darum, sofort jeden Begriff des Unternehmens zu erfassen. Zunächst werden die Textsorten und Fachbereiche betrachtet, in denen uneinheitliche Benennungen besonders häufig zu Rückfragen oder Korrekturen führen.
Bei der Analyse sollte auch die Ausgangssprache kritisch betrachtet werden. Wenn ein Begriff dort mehrdeutig oder widersprüchlich verwendet wird, lässt sich dieses Problem nicht durch eine neue Übersetzung lösen. Zuerst braucht es eine klare fachliche Benennung und, wenn nötig, eine Definition.
Eine Terminologiedatenbank bleibt nur dann verlässlich, wenn neue Einträge und Änderungen nach einem nachvollziehbaren Ablauf bearbeitet werden. Der Prozess kann an die Größe des Unternehmens angepasst werden, sollte aber Zuständigkeiten und Prüfungen eindeutig festlegen.
Wichtig ist die Trennung zwischen Vorschlagsrecht und Freigaberecht. Wenn jede Person Begriffe ändern kann, ohne dass die fachlichen Folgen geprüft werden, verliert die Datenbank ihre Verlässlichkeit. Zugleich sollte der Meldeweg niedrigschwellig sein, damit problematische Begriffe überhaupt gemeldet werden.
Terminologiepflege ist eine gemeinsame Aufgabe, aber nicht jede beteiligte Person trägt dieselbe Verantwortung. Eine klare Rollenverteilung verhindert, dass Einträge unbearbeitet bleiben oder mehrere Stellen widersprüchliche Entscheidungen treffen.
Für kleine Teams können mehrere Rollen bei einer Person liegen. Entscheidend ist nicht die Zahl der beteiligten Personen, sondern dass die Zuständigkeit erkennbar bleibt. Ein Eintrag sollte nicht nur eine E-Mail-Adresse enthalten, sondern möglichst auch den verantwortlichen Fachbereich und das Datum der letzten Prüfung.
Eine Übersetzung ist nicht automatisch korrekt, nur weil sie im Wörterbuch gefunden wurde. Fachbegriffe hängen vom Anwendungsbereich, von der Zielgruppe und von der grammatischen Umgebung ab. Deshalb sollte jeder mehrsprachige Eintrag mit Kontext und Einschränkungen versehen werden.
Ein Beispiel: Das deutsche Wort „Anlage“ kann je nach Fachgebiet eine technische Einrichtung, ein beigefügtes Dokument oder eine Investition bezeichnen. Eine einzige Zielsprachenentsprechung wäre hier irreführend. Der Eintrag braucht mindestens die Fachdomäne und eine Definition. Noch besser ist ein Beispielsatz aus dem tatsächlichen Anwendungsbereich.
Auch die Wortart und die Verwendung im Satz können relevant sein. Bei Verben muss geprüft werden, ob eine Präposition erforderlich ist. Bei Substantiven können Genus und Pluralform die Qualität von Anleitungen und Benutzeroberflächen beeinflussen. Für zusammengesetzte Begriffe sollte festgelegt werden, ob sie zusammengeschrieben, mit Bindestrich geschrieben oder als Wortgruppe verwendet werden.
In Zielsprachen können mehrere Varianten fachlich korrekt sein, aber unterschiedliche regionale oder institutionelle Konventionen widerspiegeln. Dann sollte die Datenbank den Geltungsbereich angeben, statt eine Variante ohne Erklärung als allgemein gültig darzustellen.
Terminologieprüfung kann manuell, automatisch oder kombiniert erfolgen. Automatische Prüfungen erkennen beispielsweise unerwünschte Varianten, fehlende Zielsprachenbegriffe oder Abweichungen von festgelegten Schreibweisen. Sie ersetzen jedoch nicht die inhaltliche Prüfung, weil ein Begriff je nach Kontext absichtlich anders verwendet werden kann.
Für eine regelmäßige Kontrolle eignen sich folgende Fragen:
Bei Änderungen sollte die frühere Fassung nicht einfach gelöscht werden. Ein Status wie „veraltet“ oder „ersetzt durch“ kann für die Suche in älteren Dokumenten hilfreich sein. Gleichzeitig muss deutlich sein, welche Benennung in neuen Übersetzungen gilt. Eine Versionshistorie erleichtert die Rückverfolgung und verhindert wiederholte Diskussionen über bereits entschiedene Fragen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, die Datenbank erst nach Abschluss einer Übersetzung zu erstellen. Dann werden zwar einzelne Korrekturen dokumentiert, aber die nächste Übersetzerin oder Redaktion erhält möglicherweise keinen ausreichenden Kontext. Terminologie sollte möglichst früh im Text- und Übersetzungsprozess verfügbar sein.
Problematisch ist auch die Aufnahme von Synonymlisten ohne Empfehlung. Wenn mehrere Ausdrücke gleichberechtigt nebeneinanderstehen, hilft die Liste bei einer konkreten Übersetzungsentscheidung nur begrenzt. Besser ist eine Kennzeichnung wie „bevorzugt“, „zulässig in Fachgebiet X“ oder „nicht verwenden“.
Ein weiterer Fehler ist die Vermischung von Unternehmenssprache und allgemeiner Fachsprache. Nicht jede interne Bezeichnung sollte automatisch in allen Texten eingesetzt werden. Bei öffentlichen Informationen kann ein verständlicher Ausdruck geeigneter sein als eine interne Kurzform. Die Datenbank sollte deshalb angeben, für welche Zielgruppen und Textsorten ein Begriff gilt.
Schließlich darf die Pflege nicht an einem einzelnen Projekt hängen. Wenn ein Produkt umbenannt, ein Prozess geändert oder eine neue Sprache eingeführt wird, muss die Terminologie erneut geprüft werden. Ein regelmäßiger Überprüfungstermin und ein klarer Änderungsweg sind dafür hilfreicher als eine einmalige Bereinigung.
Für den Einstieg reicht ein begrenzter, klar definierter Anwendungsbereich. Ein Team kann beispielsweise ein Produkt, eine Dokumentensorte oder einen häufig übersetzten Prozess auswählen und dafür die wichtigsten Begriffe erfassen.
Die verwendete technische Lösung kann unterschiedlich sein. Wichtig sind eine kontrollierte Bearbeitung, eine Suchfunktion, nachvollziehbare Statusangaben und die Möglichkeit, Änderungen zu dokumentieren. Eine Tabellenlösung kann für einen kleinen Bestand genügen, während größere Datenmengen eine spezialisierte Terminologiekomponente in einem Übersetzungssystem erfordern können.
Eine allgemeingültige Mindestzahl gibt es nicht. Der Umfang richtet sich nach Produkten, Fachgebieten, Sprachen und Textmengen. Sinnvoll ist eine Priorisierung nach Risiko und Häufigkeit. Begriffe mit rechtlichen oder sicherheitsbezogenen Folgen sollten vor seltenen stilistischen Varianten bearbeitet werden.
Vorschläge können aus Redaktion, Fachabteilung, Support, Entwicklung oder Übersetzung kommen. Die fachliche Freigabe sollte jedoch bei einer dafür benannten zuständigen Rolle liegen. So bleibt der Meldeweg offen, ohne die Entscheidung unkontrolliert zu machen.
Nein. Synonyme können in bestimmten Textsorten, Regionen oder Fachgebieten sinnvoll sein. Sie sollten aber als bevorzugt, zulässig, kontextabhängig oder nicht empfohlen gekennzeichnet werden. Eine unkommentierte Sammlung gleichrangiger Varianten führt dagegen häufig zu neuer Uneinheitlichkeit.
Alte Übersetzungen müssen nicht automatisch vollständig überarbeitet werden. Zunächst sollte geprüft werden, ob die frühere Benennung fachlich falsch, missverständlich oder lediglich nicht mehr bevorzugt ist. Der Terminologieeintrag kann die neue Form und den Status der alten Form dokumentieren, damit laufende Projekte gezielt bewertet werden.
