Eine beglaubigte Übersetzung ist eine Übersetzung, die von einer hierzu befugten Übersetzerin oder einem hierzu befugten Übersetzer angefertigt und mit einer besonderen Bestätigung versehen wird. Diese Bestätigung erklärt in der Regel, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist. Hinzu kommen meist Unterschrift, Stempel oder Siegel sowie Angaben zur Person und zum Status der übersetzenden Fachkraft.
Im deutschen Behördenverkehr wird häufig eine Übersetzung durch eine öffentlich bestellte oder allgemein beeidigte Übersetzerin beziehungsweise einen öffentlich bestellten oder allgemein beeidigten Übersetzer verlangt. Die genaue Bezeichnung unterscheidet sich je nach Bundesland und Rechtsgrundlage. Maßgeblich ist nicht die Berufsbezeichnung allein, sondern ob die Person nach den geltenden Vorschriften zur Beglaubigung von Übersetzungen befugt ist.
Die Beglaubigung bezieht sich auf die Übersetzung, nicht automatisch auf die Echtheit des Ausgangsdokuments. Ein Übersetzer bestätigt normalerweise nicht, dass ein ausländisches Zeugnis, eine Geburtsurkunde oder ein Vertrag tatsächlich echt ist. Für die Echtheit eines Dokuments können zusätzlich eine Apostille, eine Legalisation oder eine Prüfung durch die zuständige Behörde erforderlich sein.
Ob eine beglaubigte Übersetzung notwendig ist, entscheidet die Stelle, bei der ein Dokument eingereicht werden soll. Eine allgemeine Regel für alle Verfahren gibt es nicht. Deshalb sollte die Anforderung möglichst vor der Beauftragung geklärt werden. Ein Standesamt kann andere Vorgaben machen als eine Hochschule, ein Gericht oder eine Ausländerbehörde.
Typische Anwendungsbereiche sind:
Auch wenn ein Dokument bereits mehrsprachig ausgestellt wurde, ist eine zusätzliche Übersetzung nicht immer ausgeschlossen. Entscheidend ist, ob die vorgelegte Fassung von der empfangenden Stelle akzeptiert wird. Eine kurze schriftliche Auskunft der Behörde kann späteren Aufwand vermeiden.
Im Alltag werden mehrere Begriffe miteinander verwechselt. Sie bezeichnen jedoch unterschiedliche Vorgänge:
| Begriff | Was wird bestätigt? | Wer ist typischerweise zuständig? |
|---|---|---|
| Beglaubigte Übersetzung | Die Übereinstimmung der Übersetzung mit dem Ausgangstext sowie deren Vollständigkeit nach der Erklärung der übersetzenden Person. | Eine hierzu befugte, öffentlich bestellte oder beeidigte Übersetzerin oder ein entsprechender Übersetzer. |
| Beglaubigte Kopie | Die Übereinstimmung einer Kopie mit dem vorgelegten Original. | Je nach Verfahren etwa eine Behörde, ein Notar oder eine andere gesetzlich befugte Stelle. |
| Apostille | Die Echtheit einer Unterschrift, eines Siegels oder die Eigenschaft der ausstellenden Person für den internationalen Urkundenverkehr. | Eine zuständige Stelle des Ausstellungsstaats nach dem Haager Apostille-Übereinkommen. |
| Legalisation | Eine diplomatische oder konsularische Bestätigung der Echtheit eines ausländischen öffentlichen Dokuments. | Die dafür zuständigen Behörden und Auslandsvertretungen, sofern keine andere Regelung gilt. |
Diese Schritte können miteinander verbunden sein. Eine Behörde kann beispielsweise sowohl das Original oder eine beglaubigte Kopie als auch eine beglaubigte Übersetzung und eine Apostille verlangen. Die Reihenfolge ist dann wichtig. Häufig wird zunächst die Echtheit des Ausgangsdokuments bestätigt und anschließend die Übersetzung erstellt. Ob das im konkreten Fall erforderlich ist, steht in den Verfahrenshinweisen der zuständigen Stelle.
In Deutschland werden Übersetzerinnen und Übersetzer je nach Bundesland und Rechtsgebiet unterschiedlich bezeichnet. Verbreitet sind Formulierungen wie öffentlich bestellt, allgemein beeidigt, ermächtigt oder vereidigt. Die rechtliche Grundlage für die allgemeine Beeidigung von Gerichtsdolmetschern und die Heranziehung von Übersetzern ist unter anderem in § 189 des Gerichtsverfassungsgesetzes geregelt. Daneben bestehen landesrechtliche Vorschriften und Regelungen für die jeweiligen Verfahren.
Für eine Einreichung bei einer deutschen Behörde sollte geprüft werden, ob die beauftragte Person für die betreffende Sprachkombination und den vorgesehenen Zweck anerkannt ist. Eine private Übersetzung mit einer Erklärung wie „nach bestem Wissen richtig“ erfüllt eine behördliche Vorgabe nicht automatisch. Auch eine fachlich gute Übersetzung kann zurückgewiesen werden, wenn die erforderliche Befugnis oder Form fehlt.
Bei Verfahren im Ausland gelten möglicherweise die Vorschriften des jeweiligen Staates. Dort kann eine andere Qualifikation verlangt werden. Wer eine Übersetzung für eine ausländische Hochschule, ein Gericht oder eine Behörde benötigt, sollte deshalb die dortigen Vorgaben und nicht allein die deutsche Praxis zugrunde legen.
Ein geordnetes Vorgehen hilft, Rückfragen und zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Für eine verlässliche Bearbeitung genügt es nicht immer, nur ein Foto der ersten Dokumentseite zu übermitteln. Sinnvoll ist eine vollständige Übersicht:
Die übersetzende Person kann Rückfragen zum Original stellen. Das ist besonders wichtig, wenn Abkürzungen, Behördenbezeichnungen oder akademische Grade nicht eindeutig sind. Eine Übersetzung darf unklare Stellen nicht stillschweigend mit einer vermuteten Bedeutung ersetzen. Bei wichtigen Dokumenten sollte daher ausreichend Zeit für Rückfragen eingeplant werden.
Für bestimmte öffentliche Urkunden innerhalb der Europäischen Union enthält die Verordnung (EU) 2016/1191 Regelungen zur Vorlage und zur mehrsprachigen Unterstützung. Sie betrifft unter anderem Personenstandsurkunden und bestimmte Wohnsitz- oder Staatsangehörigkeitsnachweise. Für die dort erfassten Dokumente kann zwischen EU-Mitgliedstaaten unter Voraussetzungen auf eine Apostille verzichtet werden. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass jede Übersetzung entfällt. Die empfangende Stelle kann weiterhin eine Übersetzung oder ein mehrsprachiges Formular verlangen.
Außerhalb dieses Anwendungsbereichs können bilaterale Abkommen, nationale Vorschriften oder besondere Vorgaben einer Behörde gelten. Bei Urkunden aus Staaten, die dem Haager Übereinkommen angehören, kommt häufig eine Apostille in Betracht. In anderen Fällen kann eine Legalisation erforderlich sein. Diese Verfahren betreffen die Echtheit der Urkunde und ersetzen nicht die Übersetzung.
Auch bei Schul- und Hochschulzeugnissen gelten je nach Land unterschiedliche Prüfwege. Eine Hochschule kann eine bestimmte Form der Übersetzung und zusätzlich eine Bewertung des ausländischen Bildungsabschlusses verlangen. Die Übersetzung selbst entscheidet nicht darüber, welchem deutschen Abschluss ein ausländisches Zeugnis gleichgestellt wird. Diese Bewertung erfolgt in einem gesonderten Verfahren durch die zuständige Stelle.
Die Übersetzung wird zu früh bestellt: Wer vor der Rücksprache mit der Behörde beauftragt, erhält möglicherweise die falsche Form. Besser ist es, die Anforderung nach Möglichkeit schriftlich zu dokumentieren.
Nur die Vorderseite wird übermittelt: Stempel, Vermerke und Hinweise auf der Rückseite können rechtlich oder sachlich relevant sein. Alle Seiten sollten vollständig vorliegen.
Eine Beglaubigung wird mit einer Apostille verwechselt: Eine Übersetzerbestätigung ersetzt nicht automatisch die Echtheitsbestätigung des Dokuments. Beide Anforderungen sollten getrennt geprüft werden.
Namen und Daten werden nicht kontrolliert: Ein Zahlendreher bei einer Urkundennummer oder ein abweichender Name kann zu Rückfragen führen. Vor der Einreichung lohnt sich ein Vergleich mit dem Pass oder dem Originaldokument.
Eine digitale Datei wird ungefragt eingereicht: Manche Stellen akzeptieren PDF-Dateien, andere verlangen eine unterschriebene Papierfassung. Die technische Form sollte deshalb vorab geklärt werden.
Eine automatische Übersetzung wird verwendet: Maschinenübersetzungen können beim Verständnis helfen, ersetzen aber in einem amtlichen Verfahren keine bestätigte Übersetzung durch eine befugte Person.
Die Kosten hängen unter anderem von Sprachkombination, Umfang, Textsorte, Lesbarkeit, Fachgebiet, gewünschter Lieferform und Frist ab. Eine pauschale Preisangabe wäre deshalb ohne Kenntnis des Dokuments nicht zuverlässig. Vor der Beauftragung kann ein schriftliches Angebot mit Angaben zu Ausfertigungen, Versand und möglichen Zusatzarbeiten angefordert werden.
Auch die Bearbeitungszeit lässt sich nicht seriös aus der Seitenzahl allein ableiten. Ein kurzes Dokument mit vielen Siegeln, handschriftlichen Einträgen oder schwer lesbaren Passagen kann mehr Klärungsbedarf verursachen als ein längerer, einheitlich formatierter Text. Eine verbindliche Frist sollte mit der übersetzenden Person vereinbart werden. Für das gesamte Verfahren muss zusätzlich Zeit für Apostille, Beglaubigung, Postweg und die Bearbeitung durch die Behörde eingeplant werden.
Die Verantwortung ist auf mehrere Stellen verteilt: Die ausstellende Stelle ist für das Originaldokument zuständig, die übersetzende Person für die bestätigte Übertragung des Inhalts, und die empfangende Behörde entscheidet über die Zulässigkeit der Unterlagen. Diese Unterscheidung erklärt, weshalb eine inhaltlich korrekte Übersetzung trotzdem nachgebessert oder durch eine andere Form ergänzt werden muss.
Nein. Das hängt vom Empfänger, vom Verfahren und vom jeweiligen Dokument ab. Eine Behörde kann eine bestätigte Übersetzung verlangen, während eine andere eine mehrsprachige Urkunde oder eine einfache Übersetzung akzeptiert. Die konkrete Anforderung sollte vor der Beauftragung erfragt werden.
Nein. Die Beglaubigung bestätigt die Übersetzung. Eine Apostille bestätigt bestimmte Merkmale der öffentlichen Urkunde für den internationalen Verkehr. Beide Nachweise können unabhängig voneinander erforderlich sein.
Eine selbst angefertigte Übersetzung wird nicht allein dadurch zu einer beglaubigten Übersetzung, dass eine Kopie davon beglaubigt wird. Wenn eine Behörde eine Übersetzung durch eine befugte Person verlangt, muss diese Person die Übersetzung selbst anfertigen und bestätigen.
Das entscheidet die empfangende Stelle. Einige Verfahren akzeptieren elektronische Dokumente, andere verlangen eine Papierausfertigung mit Originalunterschrift und gegebenenfalls Prägesiegel. Eine PDF-Datei sollte deshalb nur eingereicht werden, wenn ihre Form ausdrücklich zugelassen ist.
Die Stelle, bei der das Dokument eingereicht wird, entscheidet über die formale Anerkennung im konkreten Verfahren. Die Bestätigung der übersetzenden Person ersetzt nicht die Prüfung der Behörde und garantiert keine Annahme für jeden anderen Zweck.
